Angebot schreiben als Freelancer: Was muss drin stehen?

Wenn Freelancer ein Angebot schreiben, machen sie ihrem potenziellen Kunden sozusagen einen konkreten Vorschlag für die Zusammenarbeit. Sie listen die Leistungen und Preise auf, die sie dem Kunden anbieten. Wir erklären, ob ein Angebot nötig ist, warum es sinnvoll sein kann und welche Bestandteile du aufnehmen solltest. Außerdem geben wir dir Tipps, wie du den Kunden mit deinem Angebotsschreiben überzeugen kannst.

Muss ich als Freelancer ein Angebot schreiben?

Du bist nicht verpflichtet, ein Angebot zu schreiben. Alternativ kannst du dich zum Beispiel auch mit einem Kunden im Gespräch einigen und direkt einen Vertrag schließen. Oder du hältst eure Vereinbarungen in einer E-Mail fest. Manchmal bleibt dir aber gar keine andere Wahl, weil der potenzielle Auftraggeber ein Angebot einfordert. Das gehört gerade in größeren Unternehmen oft zum Standardprozess. Vielleicht will er auch die Angebote mehrerer Freelancer miteinander vergleichen. Ein Grund mehr, dir dabei Mühe zu geben, damit du dich gegen die Konkurrenz durchsetzen kannst.

Auch wenn es nicht verlangt wird, bietet ein Angebot mehrere Vorteile:

• Keine Missverständnisse über Leistungen und Preise: Du vermeidest ein “Ich dachte, das wäre alles enthalten” oder “War der Stundensatz nicht 10 Euro niedriger?” am Ende des Projekts.
• Professionelles Auftreten: Ein Angebot zeigt dem möglichen Auftraggeber, dass du dein Business professionell führst und deine Leistungen klar definiert sind.
• Gelegenheit, den Kunden zu überzeugen: Nach einem guten Gespräch kannst du durch ein professionelles Angebot noch einmal beim potenziellen Kunden punkten und ihn von deiner Qualität überzeugen.

Wenn du noch ganz neu als Freelancer bist, schau dir am besten unsere komplette Checkliste an, damit du an alles denkst.

Welche Pflichtangaben müssen im Angebot stehen?

Wenn du als Freelancer ein Angebot schreibst, solltest du unbedingt einige grundlegende Punkte aufnehmen. Damit zeigst du dich professionell und erfüllst die rechtlichen Anforderungen an ein Angebot.

Zu den Pflichtangaben gehören:

• Kontaktdaten: Sowohl deine eigenen Daten (Name, Anschrift, Telefon und E-Mail) als auch die Daten deines Ansprechpartners müssen im Angebot stehen. Nimm außerdem deine Umsatzsteuer-ID (falls vorhanden) mit auf.
• Betreff “Angebot”: Benenne in der Überschrift deutlich, worum es sich handelt.
  Angebotsdatum: Nimm das Datum mit auf, an dem du das Angebot verschickst. Ab diesem Datum ist es auch gültig.
• Annahmefrist: Gib ein Datum an, bis zu dem du an die Konditionen des Angebots gebunden bist. Das ist zwar nicht verpflichtend, aber sehr sinnvoll. Andernfalls kann der Kunde sich auch später noch darauf berufen.
• Leistungen: Beschreibe deine angebotenen Leistungen möglichst genau und definiere, was dabei inklusive ist. Nur so wissen beide Seiten, worauf sie sich einlassen.
• Preise: Zu den Leistungen gehören natürlich auch die Preise für jeden angebotenen Posten. Mach deutlich, ob es sich zum Beispiel um einen Stückpreis oder eine Abrechnung nach Stunden- beziehungsweise Tagessatz handelt.
• Umsatzsteuer: Weise die anfallende Umsatzsteuer gesondert aus. Falls du Kleinunternehmer bist und diese Steuer nicht erhebst, füge stattdessen den entsprechenden Hinweis ein.
• Gesamtsumme: Am Ende steht der Gesamtbetrag in brutto und netto.
• Leistungszeitraum: Definiere, wann du mit der Arbeit beginnst und bis wann sie abgeschlossen sein wird. Bei einem fortlaufenden Angebot auf monatlicher Basis machst du stattdessen deutlich, dass du eine monatliche Leistung anbietest.
• Art der Lieferung/Leistungserbringung: Lege fest, wie der Kunde die Ergebnisse erhält. Arbeitest du zum Beispiel in seinem System, schickst du ihm alles per E-Mail oder stellst du deine fertige Leistung über eine Schnittstelle zur Verfügung?

Wenn du allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) formuliert hast, solltest du diese an das Angebot anhängen. Damit kannst du die Rahmenbedingungen eurer Zusammenarbeit genauer vorgeben, ohne dass das Angebot zu umfangreich wird.

Der Kunde ist sich noch nicht sicher, welche Leistungen er genau braucht? Dann kannst du auch optionale Teile ins Angebot aufnehmen. Diese Positionen setzt du vom Standard-Angebot ab und kennzeichnest sie klar. So zeigst du aber dem Kunden direkt, wie viel diese Leistungen kosten würden und wie sie definiert sind. Außerdem sinnvoll: Nimm einen Preis für zusätzliche Tätigkeiten auf, die im Laufe des Projekts noch anfallen können. Du kannst zum Beispiel festlegen, dass diese mit einem bestimmten Stunden- oder Tagessatz abgerechnet werden.

Indem du sogenannte Freizeichnungsklauseln einbaust, behältst du dir Änderungen vor. Du kannst zum Beispiel “unverbindliches Angebot” oder “Preise unter Vorbehalt” schreiben. Andernfalls ist das Angebot bindend und dein Kunde kann genau diese Leistungen zu diesen Konditionen in Anspruch nehmen. Die Frage ist allerdings, ob diese Unverbindlichkeit für dich sinnvoll ist. Denn vermutlich erstellst du bereits ein passendes Angebot und freust dich, wenn der Kunde es annimmt.

Du möchtest wissen, was du als Freelancer bei Rechnungen beachten musst? Im Artikel erfährst du es.

Angebot formulieren: So überzeugst du als Freelancer

Natürlich kann das Angebot auch eine reine Formalie sein, aber in vielen Fällen bist du vermutlich nicht der einzige Freelancer, der ein Angebot für diesen Kunden schreibt. Du solltest also diese Gelegenheit nutzen, dich gut zu präsentieren und es dem Auftraggeber so einfach wie möglich zu machen, dein Angebot anzunehmen.

Mit diesen Aspekten kannst du punkten:

• Schnelle Reaktion: Lass den Kunden nicht warten, sondern schicke ihm das Angebot möglichst bald nach eurem Gespräch. Idealerweise bekommt er es innerhalb von 24 Stunden. So kann es schnell weitergehen und möglicherweise verschafft dir das einen Vorteil gegenüber der langsameren Konkurrenz.
• Klare Gliederung: Vielleicht kennst du den Spruch “A confused mind always says no”. Achte deshalb auf eine nachvollziehbare und einfache Gliederung, sodass der Auftraggeber sich schnell zurechtfindet. Bei einem umfangreichen Angebot kannst du zum Beispiel Produktgruppen bilden und Zwischensummen einfügen.
• Aussagekraft: Beschreibe deine angebotenen Leistungen in einfachen, aber aussagekräftigen Worten. Der Kunde sollte sich genau vorstellen können, was er bekommt. Am besten sind keine Rückfragen nötig und er kann das Angebot direkt annehmen. Verzichte deshalb möglichst auf Fachbegriffe oder Abkürzungen, die dem Kunden unbekannt sein könnten.
• Formal einwandfrei: Rechtschreibfehler und eine unprofessionelle Optik schrecken den Auftraggeber vielleicht ab. Nimm dir stattdessen Zeit, eine ansprechende Vorlage für das Angebotsschreiben aufzusetzen und jedes Angebot Korrektur zu lesen.
• Höflich und persönlich: Verfasse dein Angebot in freundlichen Worten und füge zum Beispiel Formulierungen wie “Vielen Dank für Ihr Interesse” oder “Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung” ein. Richte es an eine konkrete Person, entweder an deinen Kontakt oder eine von ihm benannte Person, die das Angebot erhalten soll.
• Passende Frist: Du solltest den potenziellen Kunden weder durch eine zu kurze Frist unter Druck setzen noch ihm das Gefühl geben, dass er noch ewig mit der Entscheidung Zeit hat. Die passende Frist hängt von deiner Leistung, der Höhe des Angebots und der Größe des Kundenunternehmens ab. In vielen Fällen kann zum Beispiel eine Frist von zwei bis drei Wochen sinnvoll sein.

Tipp: Wenn du ein Angebot verschickt hast, kannst du nach ein paar Tagen beim Ansprechpartner nachhaken und fragen, ob es noch offene Fragen gibt oder er noch etwas von dir benötigt. So bringst du dich dezent noch einmal in Erinnerung und möglicherweise gibt es tatsächlich noch Punkte, die ihr besprechen solltet.

Kostenvoranschlag und Angebot: Der Unterschied

Die beiden Begriffe Angebot und Kostenvoranschlag (KVA) werden oft gleichbedeutend verwendet, allerdings unterscheiden sie sich. Die Preise und Leistungen in einem Angebot sind meist bindend, auch wenn du das durch Freizeichnungsklauseln abschwächen kannst. Dagegen ist ein Kostenvoranschlag eine Kalkulation, die du um bis zu 20 Prozent überschreiten kannst. Er gibt dem potenziellen Kunden erst einmal nur einen Überblick über das Projekt und die zu erwartenden Kosten.

Wenn du unsicher bist, frage deinen möglichen Auftraggeber, welche Variante er bevorzugt. Der Vorteil beim Angebot: Der Kunde muss es nur annehmen und ihr habt direkt eine verbindliche Grundlage für euer gemeinsames Projekt.

Übrigens: Mit 9am kannst du es dir sparen, Angebote zu schreiben. Stattdessen findest du über unsere Plattform spannende Projekte oder wirst direkt von Kunden kontaktiert. Ihr einigt euch auf die Spezifikationen und deinen Stunden- oder Tagessatz und wir übernehmen den Rest.