In den meisten Fällen musst du als Freelancer oder Freiberufler Rechnungen schreiben, um dein Honorar zu erhalten. Das kann erst mal einschüchtern, ist aber gar nicht so schwer. Hier erfährst du, welche Angaben auf die Rechnung müssen und woran du sonst noch denken solltest.
Rechnung schreiben: Was muss drauf?
Es gibt gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gesetzliche Pflichtangaben auf der Rechnung, auf die du nicht verzichten kannst. Sie gelten für alle, auch für deine Freelancer-Rechnung. Außerdem sind weitere Angaben sinnvoll, die du in deinem eigenen Interesse mit aufnehmen solltest. Schauen wir uns die beiden Kategorien an:
Gesetzliche Pflichtangaben
Zu den absoluten Basics gehören Name und Anschrift von dir selbst und dem Kunden sowie Datum und Rechnungsnummer. Die Rechnungsnummer darfst du immer nur einmal vergeben und es muss sich um eine fortlaufende Nummer handeln. Der genaue Aufbau bleibt dir überlassen, solange er nachvollziehbar ist. Du kannst auch Buchstaben hinzufügen.
Entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss ebenfalls auf die Rechnung. Am besten gibst du standardmäßig beides an, sofern du eine USt.-ID hast.
Du kannst auf der Freelancer-Rechnung nicht einfach einen Pauschalbetrag angeben, sondern musst deine Leistungen nach Art und Umfang aufschlüsseln. In vielen Fällen rechnest du vermutlich nach Stunden oder Tagen ab. Dann steht auf der Rechnung zum Beispiel die Anzahl an Tagen und der Einzelpreis pro Tag. Du kannst aber natürlich auch feste Preise für Leistungen abrechnen, zum Beispiel für einen Text oder ein Logodesign. In dem Fall notierst du die Art der Leistung, die Anzahl und den Stückpreis.
Auch der Zeitpunkt der Leistung muss auf die Rechnung. Eine detaillierte Zeiterfassung ist aber nicht nötig. Wenn du als Freelancer monatliche Rechnungen schreibst, reicht es zum Beispiel aus, wenn der jeweilige Monat als Leistungszeitraum genannt ist.
Der Umsatzsteuersatz für jede Leistung ist auch Teil der Rechnung. Er liegt meist bei 19 %, in manchen Fällen greift aber auch der ermäßigte Steuersatz von 7 %, zum Beispiel bei künstlerischen Leistungen. Je nach deinem Angebotsportfolio können also auch verschiedene Umsatzsteuersätze auf einer Rechnung auftauchen. Solltest du als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sein, kommt stattdessen ein Hinweis dazu auf die Freelancer-Rechnung.
Schließlich gehören zu den Pflichtangaben auf der Rechnung noch der Gesamtbetrag für alle Leistungen (also dein Nettohonorar), die Summe der Umsatzsteuer und der Brutto-Rechnungsbetrag, der sich aus deinem Nettohonorar und der Steuer zusammensetzt. Falls du mit dem Auftraggeber Nachlässe vereinbart hast (zum Beispiel einen Rabatt), müssen diese ebenfalls auf der Rechnung stehen.
Empfehlenswerte Angaben
Es ist zwar nicht verpflichtend, aber es versteht sich eigentlich von selbst, dass du deine Kontoverbindung mit auf die Rechnung schreibst. Das vereinfacht dem Auftraggeber die Bezahlung - und das ist ja sehr in deinem Interesse.
Auch das Zahlungsziel kannst du mit auf die Rechnung schreiben. Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage, sofern nichts anderes vereinbart und angegeben ist. Am besten überprüfst du, ob im Vertrag mit dem Kunden vielleicht ein Zahlungsziel festgehalten ist. Wenn ja, übernimmst du es in deine Rechnung. Falls es keine Vereinbarung gibt und du eine kürzere Frist festlegen möchtest, sprich das besser kurz mit dem Auftraggeber ab. Sonst stößt du ihn vielleicht mit einer kurzen Frist vor den Kopf. Außerdem ist die kürzere Frist auch nur dann für ihn bindend, wenn er ihr zugestimmt hat.
Eine Rechnung ist natürlich ein sehr funktionales Dokument. Trotzdem ist es eine schöne Geste, wenn du dich für den Auftrag und die Zusammenarbeit bedankst. Dafür reicht ein Satz zum Abschluss. Vor deine Leistungen kannst du außerdem eine Anrede und eine einleitende Zeile stellen, zum Beispiel “Sehr geehrte Frau XY, für meine Leistungen im August 2021 erlaube ich mir in Rechnung zu stellen:”
Wenn du ein eigenes Logo hast, macht sich das natürlich ebenfalls gut auf deiner Freelancer-Rechnung und erweckt einen professionelleren Eindruck.
Rechnung als Kleinunternehmer: Besonderheiten
Bei vielen Freelancern ist der Umsatz am Anfang noch nicht so hoch, weil sie sich erst etablieren müssen. Auch wenn du nur nebenbei selbstständig bist, werden deine Einkünfte natürlich niedriger ausfallen als bei einem Vollzeit-Freelancer. Du kannst beim Finanzamt die sogenannte Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn du im Vorjahr maximal 22.000 Euro Umsatz erzielt hast und im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 50.000 Euro erzielen wirst. Startest du neu als Freelancer, kannst du deinen Umsatz schätzen.
Die Kleinunternehmerregelung sorgt dafür, dass du keine Umsatzsteuer erheben musst. Dein Honorar ist also auch der Brutto-Rechnungsbetrag. Du kannst die Umsatzsteuer aber nicht einfach weglassen, sondern musst einen Hinweis dazu in die Freelancer-Rechnung aufnehmen. Dafür gibt es keine verbindliche Formulierung, du solltest dich aber auf den zugrundeliegenden § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) beziehen. Zum Beispiel kannst du schreiben: “Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.”
Angaben auf der Rechnung: Die Checkliste
Fassen wir jetzt alles noch einmal zusammen! Diese gesetzlichen Pflichtangaben gelten, wenn du als Freelancer eine Rechnung schreiben willst:
- Name und Anschrift von dir sowie dem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistungen
- Leistungszeitpunkt
- Geltender Steuersatz für die Leistungen
- Zu zahlendes Entgelt für die Leistungen
- Summe der Umsatzsteuer oder Hinweis auf die Befreiung
- Rechnungsbetrag (brutto, also Nettohonorar plus Steuer)
- Nachlässe, zum Beispiel Rabatte
Außerdem gibt es noch weitere mögliche Bestandteile einer Rechnung, die zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sehr sinnvoll sind:
- Logo
- Kontoverbindung
- Zahlungsziel
- Anrede und Einleitung
- Dank
Rechnungsprogramme als Unterstützung
Natürlich kannst du als Freelancer oder Freiberufler deine Rechnung komplett selbst schreiben, zum Beispiel in Word oder einem Designprogramm. Es gibt aber viele Rechnungs- oder Buchhaltungs-Softwares, die dir das Leben leichter machen. Dort kannst du Vorlagen mit den Pflichtangaben nutzen, in die du nur noch deine Daten und deine Leistungen eintragen musst. Gesamtsummen und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet und die Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben. Bei einigen Programmen kannst du sogar deine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt mit wenigen Klicks aus dem Tool heraus ans Finanzamt übermitteln.
Diese Lösung ist viel weniger fehleranfällig, als wenn du alles manuell machst. Es wäre schließlich sehr unangenehm, wenn dein Auftraggeber dich auf einen Fehler in deiner Freelancer-Rechnung hinweisen muss. Oder - noch schlimmer - du bekommst Ärger mit dem Finanzamt. Die Kosten für ein Rechnungsprogramm sind also eine gute Investition.
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