Scheinselbstständigkeit wird immer wieder zum Thema in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Freelancern. Dabei gibt es viele Unklarheiten und falsche Annahmen. Wir erklären, wann eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, welche Konsequenzen drohen und an welchen Kriterien sie sich erkennen lässt.
Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn ein Freelancer formal als Selbstständiger für ein Unternehmen tätig ist, in der Praxis aber wie ein Angestellter behandelt wird. Er schreibt also Rechnungen und erhält lediglich ein Honorar für seine Leistungen, aber zum Beispiel keinen bezahlten Urlaub und keine Entgeltfortzahlung bei Krankheit. Doch gleichzeitig ist er fest in die Prozesse des Unternehmens eingebunden, arbeitet weisungsabhängig und es gibt praktisch kaum einen Unterschied zwischen ihm und den fest angestellten Mitarbeitern.
Diese Situation läuft dem Sozialstaatsprinzip zuwider: Es liegt im Grunde eine abhängige Beschäftigung vor, aber es werden keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt und der Auftragnehmer erhält nicht die Privilegien, die ihm eigentlich zustehen würden (zum Beispiel Kündigungsschutz). Scheinselbstständigkeit wird mit Schwarzarbeit gleichgestellt und ist kein Kavaliersdelikt. Deshalb gibt es Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung, die Finanzämter oder auch den Zoll, um solche Beschäftigungsverhältnisse aufzudecken.
Es gibt übrigens kein einzelnes Gesetz, das Scheinselbstständigkeit definiert. Stattdessen handelt es sich um einen Oberbegriff, bei dem Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und Steuerrecht eine Rolle spielen.
In unserem E-Learning erklären wir kurz und knapp, was Scheinselbstständigkeit ist:
Häufig ist eine Scheinselbstständigkeit von den Beteiligten gar nicht beabsichtigt, sondern ergibt sich durch die Umstände, wie folgendes Beispiel zeigt: Ein Freelancer wird zuerst nur für einige Stunden beratend für ein Unternehmen tätig. Die Geschäftsführerin ist mit seiner Arbeit zufrieden und erteilt ihm immer größere Aufträge. Der Einfachheit halber erhält er eine Firmen-E-Mail-Adresse und wird in das interne Kommunikationssystem aufgenommen.
Bald hat er immer weniger Zeit für andere Aufträge und arbeitet fast ausschließlich für das Unternehmen. Zur besseren Abstimmung ist er bei wöchentlichen Meetings der Firma dabei, auch wenn es dabei nicht immer um seine Projekte geht. Seinen Urlaub koordiniert er nach einer Weile mit den Angestellten, damit sich ihre Abwesenheiten nicht ungünstig überschneiden. Aus praktischen Gründen ist er häufig in den Räumen der Firma tätig, um sich besser mit den angestellten Mitarbeitern austauschen zu können.
Bei einer Prüfung wäre es wahrscheinlich, dass dieser Freelancer als scheinselbstständig eingestuft würde. Was als “ganz normaler” Auftrag begann, kann also zur Scheinselbstständigkeit werden, ohne dass die Beteiligten es wollen oder auch nur bemerken. Unternehmen sollten deshalb aufmerksam bleiben und eine solche Situation vermeiden. Genauere Informationen gibt es in unserem Artikel "4 Tipps, um als Auftraggeber Scheinselbstständigkeit zu vermeiden".
Prüfungen erfolgen oft durch die Deutsche Rentenversicherung bei einer regulären Betriebsprüfung im Auftraggeber-Unternehmen. Daneben kann auch eine Krankenversicherung, ein Finanzamt oder ein Arbeitsgericht den Status eines Freelancers auf Scheinselbstständigkeit untersuchen. Zusätzlich gibt es die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Hauptzollämter. Wer im konkreten Fall den Status prüft, hängt vom Anlass der Kontrolle ab.
Eine Prüfung auf Scheinselbstständigkeit kann verschiedene Anlässe haben. Es kann sich um eine standardmäßige Kontrolle der Rentenversicherung handeln, der Grund kann aber auch eine Anzeige durch Dritte sein. Außerdem können Auftraggeber oder Auftragnehmer selbst die Prüfung veranlassen. Möglicherweise ist der Hintergrund, dass der Freelancer eine Festanstellung für sich einklagen möchte.
Leider schützt Unwissenheit nicht vor den Folgen, wenn eine Scheinselbstständigkeit festgestellt wird. Die Geschäftsführerin in unserem Beispiel müsste mit ernstzunehmenden Konsequenzen rechnen. Unter Umständen kann eine solche Situation für ein Unternehmen sogar existenzbedrohend werden. Hat es über längere Zeiträume mit mehreren scheinselbstständigen Freelancern gearbeitet, entstehen schnell hohe Kosten.
Der Auftraggeber muss Sozialversicherungsbeiträge und Steuern für die letzten vier Jahre nachzahlen - plus Säumniszuschläge. Der Zeitraum kann sich bei vorsätzlichem Verhalten noch deutlich erhöhen. Außerdem kann der bisher selbstständige Auftragnehmer den Status eines angestellten Arbeitnehmers einklagen und alle damit verbundenen Rechte erhalten.
Wenn das Unternehmen vorsätzlich gehandelt hat, kann es sogar zu einer Geld- oder Freiheitsstrafe kommen.
Weitere Informationen zu den Konsequenzen gibt es in unserem Artikel "Scheinselbstständigkeit: Mögliche Folgen für Auftraggeber".
Durch die Kleinunternehmerregelung können Selbstständige darauf verzichten, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Hierfür müssen sie allerdings unter bestimmten Umsatzgrenzen bleiben. Oft wird die Regelung genutzt, wenn Freelancer ihre Selbstständigkeit gerade erst starten oder sie nur nebenberuflich ausüben.
Ein Status als Kleinunternehmer schützt weder vor einer Scheinselbstständigkeit, noch erhöht er per se das Risiko. In der Praxis kann allerdings gerade bei der Zusammenarbeit mit Kleinunternehmern Vorsicht geboten sein: Weil sie oft weniger arbeiten als andere Freelancer, sind sie möglicherweise nur für einen Auftraggeber tätig und können dort leichter in eine Scheinselbstständigkeit rutschen. Wenn keine anderen Aspekte bei der Zusammenarbeit für eine Scheinselbstständigkeit sprechen, besteht aber keine große Gefahr.
Die Annahme, dass bei einem Selbstständigen mit nur einem Auftraggeber automatisch eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, ist ein weit verbreiteter Irrtum. Auch wenn das ein erstes wichtiges Indiz darstellen kann, ist ein Freelancer in dieser Konstellation längst nicht immer scheinselbstständig. Es kann sich stattdessen auch um ein umfangreiches Projekt handeln, durch das er parallel keine weiteren Aufträge annehmen kann, das aber klar begrenzt ist und ansonsten keines der Kriterien für eine Scheinselbstständigkeit erfüllt.
Entscheidend ist das Gesamtbild: Bedeutet die Tätigkeit für ein Unternehmen, dass der Freelancer dort komplett in die Prozesse eingebunden ist und wie ein Angestellter behandelt wird? Dann ist er sehr wahrscheinlich scheinselbstständig. Behält er dagegen seine unternehmerische Freiheit, muss die Tätigkeit für einen Auftraggeber noch nicht problematisch sein. Trotzdem ist es in so einer Konstellation empfehlenswert, auf Nummer sicher zu gehen und sie prüfen zu lassen, zum Beispiel durch eine anwaltliche Beratung oder ein Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.
Übrigens: Mit dem 9am Compliance Hub erhalten Unternehmen umfassende Unterstützung, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden, zum Beispiel mit einem Scheinselbstständigkeits-Check, einem E-Learning zum Thema und rechtssicheren Vertragsvorlagen für die Beauftragung von Freelancern.
Wenn ein Selbstständiger von einem Auftraggeber wie ein Angestellter behandelt wird, liegt eine sogenannte Scheinselbstständigkeit vor. Er ist weisungsabhängig, in die internen Prozesse eingebunden und verliert seine unternehmerische Freiheit. Gleichzeitig werden für ihn aber keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt und er profitiert nicht von Vorteilen wie bezahltem Urlaub, Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Kündigungsschutz. Weil diese Konstellation dem Sozialstaatsprinzip widerspricht, wird sie verfolgt und es drohen finanzielle und strafrechtliche Konsequenzen.
Beim Thema Scheinselbstständigkeit kommt es nicht nur auf die Anzahl der Auftraggeber an. Zum Beispiel kann ein Freelancer eine bestimmte Zeit für nur ein Unternehmen arbeiten, ohne scheinselbstständig zu sein. Andererseits kann ein Freelancer auch für zwei Auftraggeber tätig sein und bei einem oder sogar beiden in eine Scheinselbstständigkeit geraten. Entscheidend ist das Gesamtbild und die Frage, wie stark der Freelancer in das jeweilige Unternehmen eingebunden ist.
Eine Scheinselbstständigkeit kann bei Freelancern oder Freiberuflern auftreten, wenn sie bei einem Auftraggeber de facto wie Angestellte behandelt werden. Auch Kleinunternehmer können scheinselbstständig sein. Außerdem können auch ausländische Freelancer als scheinselbstständig eingestuft werden, wenn sie in Deutschland tätig sind.
Eine Scheinselbstständigkeit entsteht oft schleichend, wenn ein Freelancer immer mehr in die Prozesse eines Unternehmens eingebunden wird. Deshalb gibt es häufig keinen konkreten Zeitpunkt, ab dem ein Auftragnehmer scheinselbstständig ist. Da immer der Einzelfall entscheidet, sollten beide Seiten darauf achten, dass möglichst wenige Kriterien für Scheinselbstständigkeit erfüllt sind und es gar nicht erst so weit kommt.
Für die Scheinselbstständigkeit als solche gibt es keine Verjährung, aber die Ansprüche der Behörden oder des betroffenen Freelancers unterliegen jeweils bestimmten Verjährungsfristen. Bei der Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen tritt die Verjährung nach vier Jahren ein, bei Vorsatz beträgt die Frist aber 30 Jahre. Der Anspruch auf Lohnsteuer-Nachzahlung verjährt ebenfalls nach vier Jahren, bei Vorsatz sind es zehn Jahre. Bei den arbeitsrechtlichen Ansprüchen des Scheinselbstständigen beträgt die gesetzliche Frist drei Jahre.