Am Anfang freuen sich Freelancer über jeden Auftrag. Doch irgendwann wird klar: Es gibt auch schwierige Kunden, die viel Zeit und Nerven kosten. Aufwände laufen aus dem Ruder, Rechnungen werden nicht bezahlt, der Respekt fehlt und es gibt endlose Diskussionen um Preise. Manchmal ist es die beste Option, eine solche Zusammenarbeit zu beenden. Besonders gut ist es natürlich, wenn du solche Problemkunden frühzeitig erkennst und gar nicht erst anfängst, für sie zu arbeiten. Die folgenden Warnsignale zeigen dir, dass du einen schwierigen Kunden vor dir hast. Außerdem verraten wir dir, was du tun kannst, wenn du bereits mit einem solchen Auftraggeber arbeitest oder auf den Auftrag angewiesen bist.
1. Schlechte Zahlungsmoral
Leider bemerkst du dieses Signal oft erst spät. Die Zusammenarbeit ist vielleicht gut angelaufen und du bekommst positives Feedback. Aber dann ist die erste Rechnung geschrieben und die Zahlungsfrist überschritten, ohne dass Geld auf deinem Konto eingeht. Wenn du nachfragst, hörst du ein “Oh, wie konnte das denn passieren? Ich frage gleich mal in der Buchhaltung nach.” Es kann überall mal etwas untergehen, aber wenn selbst nach deiner Erinnerung nichts passiert, sollten deine Alarmglocken klingeln. Die Arbeit mit solchen Kunden ist auf Dauer frustrierend und es gibt dir ein sehr schlechtes Gefühl, wenn du andauernd deinem Geld hinterherlaufen musst.
Was du tun kannst
- Deutlich machen, dass du in Zukunft pünktliche Zahlungen erwartest.
- Deine Arbeit einstellen, bis die überfällige Rechnung beglichen ist.
- Im Extremfall mit rechtlichen Schritten drohen.
Um solche schwierigen Kunden schneller zu erkennen, kannst du bei Festpreisen für größere Projekte vereinbaren, dass ein Teil der Summe als Vorauszahlung zu entrichten ist. Bei einer längeren Zusammenarbeit solltest du nicht zu lange mit der ersten Rechnung warten. So bemerkst du möglichst früh, wie es um die Zahlungsmoral bestellt ist.
Hier erfährst du mehr über deine Möglichkeiten, wenn ein Kunde nicht zahlt.
2. Kostenlose Arbeitsproben oder Beratung
Wenn ein Kunde dich beauftragt, möchte er dir vertrauen können. Das ist verständlich. Bei manchen Auftraggebern braucht es dafür etwas mehr, sie wollen ausgiebig mit dir sprechen und Beispiele deiner bisherigen Arbeit sehen. Auch das ist in Ordnung. Du solltest aber hellhörig werden, wenn der Wunsch nach individuell angefertigten kostenlosen Arbeitsproben geäußert wird. Es sollte ausreichen, wenn du bestehende Projektbeispiele einreichst, um deine Arbeitsqualität zu zeigen. Alles andere ist oft ein Versuch, dich umsonst arbeiten zu lassen.
Ähnlich sieht es bei potenziellen Kunden aus, die im Erst- oder Zweitgespräch sehr konkrete Beratung von dir haben wollen. Fragen wie “Aus welchen Schritten besteht ein Projekt bei dir?” oder “Wie würdest du das Thema angehen?” sind sinnvoll und vermitteln ein Bild eurer potenziellen Zusammenarbeit. Wenn es aber immer mehr ins Detail geht, ist das ein Warnsignal. Der Kunde will dann möglicherweise dein Wissen anzapfen, ohne dich später zu beauftragen.
Was du tun kannst
- Verweise für Arbeitsproben auf dein bestehendes Portfolio.
- Mach deutlich, dass du individuelle Beratungsleistungen nur im Rahmen eines vertraglich vereinbarten Auftrags erbringst.
- Halte bei solchen Kunden genau die Rahmenbedingungen eurer Zusammenarbeit fest. Sie könnten immer wieder versuchen, kostenlose Leistungen von dir zu bekommen.
3. Starke Integration in das Unternehmen
“Wir machen dir eine eigene E-Mail-Adresse bei uns, damit wir besser zusammenarbeiten können. Dienstags haben wir immer Teammeeting, komm da einfach dazu. Und melde dich noch mal in unserer IT für einen Sicherheitscheck.” Solche Aussagen zeigen dir, dass der Kunde dich am liebsten zum Teil seines Teams machen würde. Du sollst immer erreichbar sein, Aufgaben sofort umsetzen, an internen Terminen teilnehmen und alle Tools mitbenutzen. Der Auftraggeber betreibt Micromanagement und verlangt häufige Statusupdates von dir. Wahrscheinlich bist du aber nicht Freelancer geworden, um in mehreren Unternehmen gleichzeitig Teammitglied zu sein. Deine Flexibilität wird dadurch immer geringer.
Von deinem Kunden muss das keine böse Absicht sein. Vielleicht hat er einfach noch nicht viel Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Freelancern. Dabei kann diese Entwicklung sogar rechtliche Konsequenzen für ihn haben, wenn eine Scheinselbstständigkeit bei dir festgestellt wird. Das bedeutet: Du bist selbstständig, wirst aber de facto wie ein Mitarbeiter behandelt. Also ist es gleich aus mehreren Gründen sinnvoll, eine so starke Einbindung zu vermeiden.
Was du tun kannst
- Erkläre, dass du nicht mehr als nötig in die internen Prozesse eingebunden werden möchtest.
- Weise auf das Risiko einer Scheinselbstständigkeit hin.
- Finde gemeinsam mit dem Kunden einen Weg, wie ihr trotzdem effizient zusammenarbeiten könnt.
4. Unklare Erwartungen
Der Kunde möchte eine Website erstellen und sucht dafür einen Developer oder Texter. Darüber hinaus ist ihm aber alles unklar. Wie sehen die Ziele aus, welchen Zeitplan gibt es und wie passt das Projekt in die Gesamtstrategie des Unternehmens? Keine Ahnung. Solche Auftraggeber sind Problemkunden, denn bei ihnen besteht ein besonders hohes Risiko, dass sie später unzufrieden sind. Sie formulieren zwar keine deutlichen Erwartungen, sind aber enttäuscht vom Ergebnis, weil sie es sich anders vorgestellt haben. Schlimmstenfalls fordern sie später endlose Revisionen oder wollen deine Rechnung nicht bezahlen.
Was du tun kannst
- Fordere vor Projektbeginn grundlegende Erwartungen ein, auf die ihr euch einigt.
- Wenn es in deinen Kompetenzbereich passt, kannst du den Kunden auch strategisch unterstützen. Das sollte dann aber ein angemessen vergüteter Auftrag sein und nicht nebenbei passieren.
5. Fehlende Wertschätzung und Geiz
Diese Problemkunden begegnen dir von Anfang an respektlos. Sie zweifeln deine Kompetenzen an und nehmen dich nicht als Partner auf Augenhöhe wahr. Oft versuchen sie auch, dich im Preis zu drücken. Argumente können sein: “Das ist doch nicht so schwierig. Ich könnte es selbst machen, habe aber keine Zeit dafür.” Oder: “Ich kann leicht jemanden finden, der das günstiger macht.” Im Projektverlauf kommt kleinliche Kritik und du hast das Gefühl, es dem Kunden nie recht machen zu können. Diese Art der Zusammenarbeit ist sehr zermürbend und kratzt an deinem Selbstwertgefühl. Der Umgang mit so schwierigen Kunden kostet dich wahrscheinlich sehr viel Zeit und Nerven.
Was du tun kannst
- Steh zu deinen Preisen und deinen Kompetenzen. Lass dich nicht herunterhandeln.
- Sprich das Thema mit dem Kunden an und erkläre, was dich stört.
- Wenn grundsätzlich keine Vertrauensbasis da ist, kann es besser sein, die Zusammenarbeit zu beenden.
Höre bei schwierigen Kunden auf dein Gefühl
Neben diesen fünf Warnsignalen für Problemkunden gibt es noch viele andere, die für dich auch sehr individuell sein können. Du selbst weißt am besten, was dir bei der Zusammenarbeit wichtig ist und wo die No-Gos liegen. Am besten achtest du bei Erstgesprächen neben den konkreten Fakten auch auf dein Bauchgefühl. Bist du mit dem potenziellen Auftraggeber auf einer Wellenlänge? Versteht ihr euch ohne lange Erklärungen? Gehst du mit einer guten Stimmung aus dem Gespräch? Oder fühlt sich vielleicht irgendetwas nicht richtig an? Diesem Eindruck solltest du nachgehen und herausfinden, was die Ursache ist.
Die Zusammenarbeit funktioniert trotz mehrerer Versuche nicht oder du hast gleich zu Beginn ein sehr schlechtes Gefühl? Wahrscheinlich ist es dann besser, wenn du dich dagegen entscheidest. Obwohl es gerade am Anfang deiner Freelancer-Karriere wehtun kann, einen Auftrag abzulehnen, fährst du damit langfristig besser. Dadurch arbeitest du nur mit Kunden zusammen, die zu dir passen. So schonst du deine Nerven und deine Ressourcen. Und das ist elementar, um eine gute Work-Life-Balance als Freelancer zu erreichen.
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