Wahrscheinlich sind Steuern als Freelancer nicht dein Lieblingsthema. Es kann erst einmal unübersichtlich wirken oder sogar Angst machen. Vielleicht weißt du gar nicht, wo du anfangen sollst, oder du fürchtest hohe Nachzahlungen. Wir geben dir die Fakten, damit du bei den verschiedenen Arten von Steuern nicht den Überblick verlierst.
Unterschiede je nach Status und Rechtsform
Beim Thema Steuern macht es einen Unterschied, ob du als Freelancer Freiberufler oder Gewerbetreibender bist. Im zweiten Fall musst du Gewerbesteuer zahlen, im ersten nicht. Außerdem spielt deine gewählte Rechtsform eine Rolle: Bist du solo-selbstständig oder hast du eine Kapitalgesellschaft, zum Beispiel eine GmbH oder UG, gegründet? Bei der letzteren Variante fällt zum Beispiel die Körperschaftsteuer an. In diesem Artikel beschreiben wir der Einfachheit halber die Situation für Freelancer ohne Kapitalgesellschaft.
Steuern als Freelancer: Einkommensteuer
Genau wie Angestellte auch musst du als Freelancer oder Freiberufler Einkommensteuer zahlen. Diese wird aber nicht wie bei Angestellten größtenteils als Lohnsteuer direkt vom Gehalt einbehalten. Stattdessen musst du dich selbst um die Zahlung kümmern. Wenn du dich beim Finanzamt als Freelancer registrierst, füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und gibst dort deine voraussichtlichen Einkünfte an.
Auf dieser Basis leistest du Vorauszahlungen für die Einkommensteuer. Achte also darauf, dass du deine Einnahmen anfangs nicht zu optimistisch einschätzt. Sonst sind die Vorauszahlungen vielleicht eine zu große Belastung für dich. Nach deiner ersten Steuererklärung wird die Höhe der Vorauszahlungen angepasst. Du erhältst dann zu viel gezahlte Summen zurück, allerdings fehlt dir das Geld möglicherweise vorher im laufenden Jahr.
Die Einkommensteuer fällt bei Freelancern auf den Gewinn an, also deine Einnahmen abzüglich der Kosten für dein Business. Deutschland nutzt einen progressiven Einkommensteuersatz. Das heißt: Je höher dein Gewinn ist, desto höher wird dein Steuersatz.
Übrigens: Bei der Einkommensteuer gilt ein Grundfreibetrag. Bis zu diesem ist das Einkommen steuerfrei. Im Jahr 2022 liegt er bei 10.347 Euro.
Steuern als Freelancer: Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auch als Mehrwertsteuer bezeichnet und fällt in Deutschland auf fast alle Waren oder Dienstleistungen an. Der Regelsatz liegt bei 19 Prozent, es gibt aber einen ermäßigten Satz von 7 Prozent. Für dich bedeutet das: Du schlägst auf deine Rechnungen den für dich geltenden Steuersatz auf. Liegt die Rechnung eigentlich bei 100 Euro, bezahlt dein Kunde also 119 Euro, wenn du den regulären Steuersatz verwendest. Der ermäßigte Satz kommt zum Beispiel infrage, wenn du Texte erstellst.
Die erhobene Umsatzsteuer behältst du nicht ein, sondern gibst sie direkt an das Finanzamt weiter. Die Zahlung erfolgt in der Regel monatlich. Du selbst zahlst natürlich auch Umsatzsteuer, wenn du Produkte oder Dienstleistungen für dein Unternehmen einkaufst. Sie wird in diesem Zusammenhang als Vorsteuer bezeichnet. Diese Summe kannst du von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehen, bevor du sie an das Finanzamt bezahlst.
Dafür nutzt du die Umsatzsteuer-Voranmeldung: Du gibst Umsatzsteuer und Vorsteuer für den zurückliegenden Monat an und daraus ergibt sich die Summe, die du abführen musst (die sogenannte Zahllast). Unter Umständen kannst du sogar Geld erstattet bekommen, wenn die von dir gezahlte Vorsteuer höher ist als die von dir eingenommene Umsatzsteuer. Das sollte aber nicht die Regel sein, weil du dann dauerhaft mehr ausgeben als einnehmen würdest.
Die Umsatzsteuer als Freelancer erhebst du übrigens nur dann, wenn dein Kunde ebenfalls in Deutschland sitzt. Ist das nicht der Fall, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Sitzt der Kunde in der EU und hat eine Umsatzsteuer-ID, erhebst du keine Umsatzsteuer.
- Sitzt der Kunde in der EU und hat keine Umsatzsteuer-ID, stellst du Umsatzsteuer in Rechnung.
- Sitzt der Kunde nicht in der EU, erhebst du keine Umsatzsteuer.
Die meisten Freelancer können bei der Umsatzsteuer zwischen Soll- und Ist-Versteuerung wählen, wenn sie nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz pro Jahr machen. Das kann eine wichtige Entscheidung sein. Der Unterschied zwischen den beiden Varianten:
- Bei der Ist-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer erst in dem Monat ab, in dem sie bei dir eingegangen ist, also wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat.
- Bei der Soll-Versteuerung führst du die Umsatzsteuer für den Monat ab, in dem die Rechnung gestellt wurde – unabhängig vom Zahlungseingang.
Wenn Kunden hohe Rechnungen lange nicht bezahlen, kann das für dich mit Soll-Versteuerung Liquiditätsprobleme bedeuten. Eine Ist-Versteuerung ist für Freelancer oft sinnvoller. Du kannst sie direkt bei der Anmeldung beantragen oder später einen Antrag darauf stellen.
Umsatzsteuer-Befreiung mit der Kleinunternehmerregelung
Unter bestimmten Bedingungen kannst du dich durch die sogenannte Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Du musst dann keine Umsatzsteuer erheben und vermerkt das auf deinen Rechnungen. Die Voraussetzung: Du hast im vergangenen Geschäftsjahr maximal 22.000 Euro Umsatz gemacht und wirst im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaften.
Als Kleinunternehmer steht auf deinen Rechnungen nur der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer und du musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen. Du kannst dir deine selbst gezahlte Vorsteuer bei Anschaffungen aber auch nicht zurückholen. Deshalb solltest du genau überlegen, ob dieser Status für dich sinnvoll ist.
Steuern als Freelancer: Gewerbesteuer
Diese Steuer musst du nur bezahlen, wenn du nicht als Freiberufler eingestuft wirst – die sind nämlich davon befreit. Es gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Erst für Gewinne, die darüber liegen, musst du Gewerbesteuer zahlen. Der genaue Steuersatz hängt von der Gemeinde ab, in der du dein Business angemeldet hast.
Steuererklärung als Freelancer
Du bist als Freelancer verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Mit einem Steuerberater sparst du dir Zeit und Nerven und gehst sicher, dass alles korrekt erstellt wird und du alle Möglichkeiten ausschöpfst, um Steuern zu sparen. Natürlich kannst du dich aber auch selbst einarbeiten und die Steuererklärung alleine erstellen.
Als Freiberufler hast du es leichter, denn du kannst die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen und darin deine Einnahmen und Ausgaben auflisten. Sie ist einfacher als eine Bilanz, die du als Gewerbetreibender ab einem Gewinn von 60.000 Euro pro Jahr abgeben musst.
Teil deiner Freelancer-Steuererklärung sind außerdem eine Jahreserklärung für die Umsatzsteuer und eventuell für die Gewerbesteuer, sofern du kein Freiberufler bist.
Die Abgabefrist ist abhängig davon, ob du die Steuererklärung alleine oder mit einem Steuerberater erstellst. Im letzteren Fall hast du mehr Zeit und kannst sie bis Ende Februar des übernächsten Jahres abgeben (zum Beispiel Ende Februar 2023 für das Jahr 2021). Wenn du die Erklärung selbst machst, hast du Zeit bis zum 31. Juli des Folgejahres (zum Beispiel 31. Juli 2022 für das Jahr 2021). Durch die Corona-Pandemie wurden die Abgabefristen für die Erklärungen der Jahre 2020 und 2021 deutlich verlängert, für 2022 wird das ebenfalls eintreten.
Trotzdem ist es immer empfehlenswert, deine Steuererklärung nicht zu lange aufzuschieben. Du kannst das Jahr dann für dich abschließen und bekommst oft auch noch Geld zurück.
Steuern sparen durch Betriebsausgaben
Wenn du als Freelancer deine Steuerlast reduzieren möchtest, geht das über Betriebsausgaben. Sie werden von deinem Gewinn abgezogen und reduzieren so den Betrag, auf den du Steuern zahlen musst. Am besten achtest du darauf, für alle absetzbaren Ausgaben die Belege aufzuheben und ordentlich abzulegen, zum Beispiel in deiner Buchhaltungssoftware.
Beispiele für solche Ausgaben sind die Miete für dein Büro oder einen Coworking Space, Büromaterial, Weiterbildungskosten, dein Laptop oder Software, die du für deine Arbeit brauchst. Wenn du unsicher bist, was sich absetzen lässt, frage deinen Steuerberater.
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FAQ
Welche Steuern zahlen Freiberufler?
In der Regel zahlen Freiberufler Einkommensteuer und führen die Umsatzsteuer, die sie erheben, an das Finanzamt ab. Dabei können sie die Vorsteuer, die sie selbst bei Anschaffungen gezahlt haben, abziehen. Von der Gewerbesteuer sind sie befreit.
Wann sind Freelancer umsatzsteuerpflichtig?
Freelancer müssen dann Umsatzsteuer erheben und abführen, wenn sie nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und dadurch befreit sind.
Was können Freelancer von der Steuer absetzen?
Diverse Betriebsausgaben lassen sich von der Steuer absetzen, zum Beispiel Büromiete und Arbeitsmittel. Ein Steuerberater kann bei der Einschätzung helfen, was absetzbar ist und was nicht.
Müssen Freelancer Gewerbesteuer zahlen?
Wenn Freelancer als Freiberufler eingestuft werden, sind sie von der Gewerbesteuer befreit. Andernfalls müssen sie sie zahlen.
Welcher Steuersatz gilt für Freelancer?
Der Steuersatz ist abhängig von der Höhe des Gewinns. Je mehr ein Freelancer eingenommen hat, desto höher fallen seine Steuern aus.
Bitte beachte: Wir haben diesen Text nach bestem Wissen erstellt, aber er ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
