Womit fahren Unternehmen in finanzieller Hinsicht besser - mit dem flexiblen Freelancer, der oft auf Stundenbasis bezahlt wird? Oder doch mit dem Angestellten, der jeden Monat sein festes Gehalt bekommt? Auch wenn Freelancer-Honorare auf den ersten Blick oft hoch scheinen, lohnt es sich, genau hinzuschauen. Denn gegenüber den gesamten Personalkosten für feste Mitarbeiter schneiden sie überraschend gut ab. Wir vergleichen die Kosten für Freelancer und fest Angestellte.
Freelancer-Kosten und Personalkosten
Angenommen ein Unternehmen startet ein neues Projekt im zeitlichen Umfang von einem Jahr und braucht dafür einen Software-Entwickler. Der Geschäftsführer oder die Personalabteilung haben zwei Möglichkeiten:
- Sie stellen einen Developer in Vollzeit ein. Nach Angaben von Gehalt.de erhält ein Entwickler mit mehreren Jahren Erfahrung ein durchschnittliches Jahresgehalt von rund 61.000 Euro brutto.
- Sie beauftragen einen Freelancer, den sie auf Stundenbasis bezahlen. Laut dem Freelancer-Kompass 2020 von Freelancermap liegt der durchschnittliche Stundensatz für Entwickler bei 83 Euro.
Wichtig zu bedenken ist allerdings: Die Personalkosten für einen Angestellten sind deutlich höher als sein Bruttogehalt. Die Lohnnebenkosten (vor allem Sozialversicherungsbeiträge) sorgen für einen Aufschlag von rund 21 Prozent. In unserem Beispiel bedeutet das also, dass das Arbeitgeberbrutto für den angestellten Entwickler bei circa 73.800 Euro liegt.
Freelancer-Stunden: What you pay is what you get
Ein zentraler Unterschied zwischen einem freien und einem angestellten Entwickler: Dem Freelancer bezahlt ein Auftraggeber nur die tatsächlich geleisteten Stunden. Ist der freie Developer krank oder im Urlaub, bekommt er dafür auch kein Geld. Der Angestellte erhält dagegen ein festes Gehalt, auch wenn er gerade nicht arbeitet. Wenn wir zum Beispiel von 28 Urlaubstagen und 15 Krankheitstagen ausgehen, sind das bereits 43 Tage oder 344 Stunden, für die er ohne Arbeitsleistung bezahlt wird.
Doch der Unterschied ist noch schwerwiegender: Kein Vollzeitangestellter ist acht Stunden am Tag produktiv. Unnötige Meetings, Kaffeepausen, Ablenkung durch Kollegen und Leerlauf aufgrund schlechter Planung sind nur ein paar der vielen möglichen Zeit- und Produktivitätsfresser. Eine Studie von Vouchercloud aus Großbritannien hat pro Tag eine durchschnittliche produktive Arbeitszeit von weniger als drei Stunden ermittelt. Doch selbst wenn wir großzügig von fünf Stunden ausgehen, bedeutet das pro Tag drei unproduktive bezahlte Stunden für den angestellten Entwickler.
Der Freelancer rechnet dagegen nur die produktiv gearbeiteten Stunden ab. Und da er in der Regel ohnehin nicht vor Ort und in die Unternehmensprozesse eingebunden ist, ergeben sich für ihn viel weniger Ablenkungsmöglichkeiten. Er kann sich also voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren.
Weitere Kosten für Angestellte
Das Unternehmen stellt dem In-House-Entwickler natürlich einen Arbeitsplatz sowie alle benötigten Arbeitsmittel wie Rechner, Monitore und Tastatur zur Verfügung. Der Freelancer aber arbeitet meist mit seiner eigenen Ausrüstung, wodurch der Auftraggeber sparen kann.
Wer selbstständig ist, sorgt außerdem selbst für seine Weiterbildung. Für den Angestellten übernimmt das der Arbeitgeber und zahlt zum Beispiel 3.000 Euro für einen einwöchigen Kurs - hinzu kommt der Verlust von fünf Arbeitstagen. Und auch für Geschenke oder Feste zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit können weitere Kosten anfallen.
Kassensturz: So viel kostet ein Mitarbeiter wirklich
Was also kostet ein Mitarbeiter insgesamt? Zu dem Arbeitgeberbrutto von 73.800 Euro kommen beispielsweise 5.000 Euro für Ausrüstung und Büroausstattung, 3.000 Euro für Weiterbildung und 1.500 Euro für Mitarbeitergeschenke oder Feste. Das ergibt 83.300 Euro für das erste Jahr der Beschäftigung.
Die Kosten für den angestellten Entwickler noch mal im Überblick:
| Ausgabe | Summe |
| Grundgehalt (brutto) | 61.000 Euro |
| Lohnnebenkosten (circa) | 12.800 Euro |
| Arbeitsmaterialien | 5.000 Euro |
| Weiterbildung | 3.000 Euro |
| Mitarbeitergeschenke etc. | 1.000 Euro |
| Gesamtkosten | 83.300 Euro |
Doch wie viele produktive Stunden bekommt der Arbeitgeber dafür? Ein Jahr hat im Schnitt 248 Arbeitstage, wovon wir 48 Tage für Urlaub, Krankheit und Weiterbildung abziehen. Das Onboarding für einen festen Mitarbeiter ist außerdem deutlich umfangreicher als für einen Freelancer, der nur in einem Projekt arbeitet. Wir können hierfür noch einmal zehn Tage abziehen. Das ergibt 190 geleistete Arbeitstage. Da wir pro Tag nur mit fünf produktiven Stunden statt acht rechnen können, erreicht der angestellte Entwickler 950 produktive Stunden pro Jahr.
Sein Freelancer-Pendant würde mit dem Stundensatz von 83 Euro für diese Stundenzahl auf ein Gesamthonorar von 78.850 Euro kommen. Die Kosten für den freien Mitarbeiter sind damit um 4.450 Euro niedriger.
| Freelancer-Kosten: €83 x 950 = €78,850 |
Recruiting-Kosten nicht vergessen
Allerdings haben wir uns noch nicht mit den Kosten für die Besetzung der beiden Positionen beschäftigt. Gerade bei gefragten Fachkräften kann sich der Recruiting-Prozess über Monate hinziehen und Ressourcen in der HR-Abteilung oder bei externen Recruitern benötigen. Letztere verlangen oft Honorare von rund 30 Prozent eines Bruttojahresgehalts - in unserem Beispiel also circa 18.000 Euro.
Wer selbst rekrutiert, muss zumindest Kosten für Job-Portale oder Prämien für Mitarbeiterempfehlung aufwenden. Die Gesamtausgaben für den Angestellten im ersten Jahr können also schnell auf 90.000 Euro oder mehr ansteigen.
Freelancer zu finden, ist mit Plattformen wie 9am dagegen schnell, einfach und kostengünstig möglich.
Mit Freelancern Kosten sparen und flexibel bleiben
Natürlich haben fest angestellte Mitarbeiter viele Vorteile: Sie identifizieren sich mit dem Unternehmen und seiner Kultur, bauen wichtigen Insiderwissen auf und wachsen im Laufe der Zeit mit ihren Aufgaben. Bei den Kosten haben Freelancer aber in vielen Fällen die Nase vorn, besonders wenn Unternehmen den Aspekt “value for money” genau betrachten und die Recruiting-Kosten berücksichtigen.
Ein weiterer Aspekt: Mit Freelancern bleiben Unternehmen bei ihren Ausgaben flexibel. Ein Monat läuft schlechter als erwartet? Die Stunden des Freelancers lassen sich kurzfristig reduzieren, der Angestellte aber erhält sein reguläres Gehalt. Und nach Abschluss des Projekts verschwindet der Freelancer als Kostenstelle - beim Angestellten braucht es dafür eine Kündigung.
In vielen Unternehmen ist wahrscheinlich ein gesunder Mix aus beiden Beschäftigungsarten optimal: Ein Grundstock aus festen Mitarbeitern bildet die Basis und Freelancer setzen Projekte um. Und das können sie in vielen Fällen deutlich günstiger als ihre angestellten Kollegen.
